Administración comercial y financiera
Mantén productos, versiones de precios, facturas, datos fiscales, aprobaciones financieras y procesos contables con revisiones trazables.
- Localiza el registro comercialUsa Products, Finance o Invoices desde el dashboard de administración. No todos los roles administrativos pueden realizar acciones de precios y contabilidad reservadas a God.
- Confirma los datos de origenAntes de editar o emitir nada, comprueba el producto, ciclo, moneda, datos de facturación del cliente, categoría fiscal y estado actual de la factura.
- Haz un cambio acotadoUsa el formulario adecuado para precios, facturas, revisión fiscal o contabilidad. Indica las fechas, importes, monedas y motivos obligatorios.
- Sigue las aprobacionesCuando el flujo requiera aprobación, solicítala y espera la decisión autorizada. No presentes un borrador o un elemento pendiente como contabilizado o liquidado.
- Reconciliación del resultadoVuelve a abrir el registro, confirma el estado y los documentos vinculados, y verifica el efecto financiero mediante el informe o la auditoría correspondiente.
Productos y precios
Products muestra el catálogo comercial y permite crear, editar, consultar detalles, ordenar, exportar, realizar acciones en bloque y cambiar el estado o la visibilidad. Los cambios de precio se hacen desde la página de precios del producto y crean un nuevo registro o versión; no cambian silenciosamente una factura ya emitida. Revisa bien la moneda y el ciclo de facturación: los precios mostrados de los planes de IA actuales pueden incluir varias monedas, mientras que un producto o servicio concreto puede admitir menos. Un cambio de producto afecta a futuras compras en el catálogo, no a documentos financieros existentes.
- Abre Products y comprueba el estado, el orden, el precio y los registros vinculados.
- Usa el editor de producto o la página de precios para el campo y la moneda previstos; evita seleccionar elementos ajenos en acciones en bloque.
- Guarda y vuelve a abrir el producto para confirmar la versión mostrada y su disponibilidad.
Facturas y ciclo de vida
Invoices permite listar, crear, editar, consultar detalles y exportar. En el detalle hay acciones para enviar recordatorios, marcar como pagada, duplicar, aplicar créditos y emitir notas de crédito o débito, gestionar cuotas, enviar documentos por correo, cobros, anulación, transiciones de ciclo de vida, corrección y reemisión, castigos contables, reembolso a crédito, aprobaciones y perfiles recurrentes. No son acciones intercambiables: una corrección conserva el historial, anular no es lo mismo que emitir una nota de crédito y el estado de pago debe basarse en evidencias. Antes de una transición, revisa las partidas, impuestos, vencimiento, moneda y estado actual.
- Localiza la factura y comprueba sus partidas, saldo, impuestos, moneda, historial y estado.
- Elige la acción que corresponda al hecho contable documentado e indica el importe, la fecha o el motivo exigidos.
- Confirma en el detalle el nuevo estado y el recibo, nota, extracto o aprobación generado.
Impuestos y cumplimiento
Tax Reports permite filtrar por periodo, entidad de facturación, jurisdicción, categoría fiscal del producto y moneda, y después conciliar o exportar. Las colas de revisión fiscal muestran excepciones que deben resolverse. Compliance Profiles permite a los usuarios autorizados mantener y publicar la configuración de cumplimiento de facturación; la exportación de factura electrónica utiliza el perfil seleccionado. Valida la jurisdicción y el periodo antes de actuar y no deduzcas el tratamiento fiscal solo por la moneda mostrada. Si una revisión no cuadra, consérvala para investigarla en vez de alterar el registro de origen para forzar una coincidencia.
- Define el periodo y los filtros de entidad, jurisdicción, categoría y moneda pertinentes.
- Ejecuta la conciliación y revisa los elementos antes de resolverlos o exportarlos.
- Para una factura electrónica, confirma el perfil de cumplimiento publicado y revisa el documento descargado.
Libro mayor y contabilidad
Finance proporciona resúmenes operativos y enlaces a espacios de trabajo contables. Las funciones de contabilidad incluyen el mantenimiento del plan de cuentas, contabilización de asientos, estado del periodo, reconocimiento de ingresos, antigüedad y previsiones de cuentas por cobrar, promesas de pago, disputas y castigos. Cuentas por pagar incluye proveedores, requisiciones, órdenes de compra, facturas de proveedor, gastos y créditos con aprobaciones por etapas. La conciliación admite registros, importación de archivos, propuestas de asociación, aprobaciones, excepciones y cierre de periodo. Los informes se exportan desde sus flujos correspondientes. Contabilizar, cerrar, programar pagos y castigar importes son acciones importantes: usa el periodo correcto y las evidencias de respaldo.
- Abre la página contable pertinente y comprueba el periodo, la cuenta, la moneda y los documentos de origen.
- Crea o revisa el asiento, la partida por pagar o cobrar, o la conciliación; solicita la aprobación necesaria.
- Verifica el estado contabilizado o la asociación aprobada y confirma que el periodo sigue en el estado previsto.
Aprobaciones y permisos
Finance incluye políticas y flujos de solicitud y decisión de aprobación, políticas de seguridad, controles documentales y permisos financieros. Algunas rutas de modificación están reservadas a God y ciertas acciones requieren aprobación individual. Cuando se solicite, indica un motivo claro y una referencia de idempotencia. No apruebes tu propia solicitud salvo que la aplicación lo permita expresamente y la política aplicable lo considere adecuado. Los documentos pueden estar sujetos a retención legal; libera la retención o elimina documentos solo conforme a la autoridad de conservación correspondiente.
- Antes de crear o decidir un elemento, consulta Finance Permissions y la política de aprobación pertinente.
- Envía la solicitud con el asunto, importe, moneda, motivo y evidencias exigidas.
- Usa los controles de decisión solo si estás autorizado y confirma la decisión y el estado de auditoría registrados.
Monedas y resolución de problemas
La moneda se registra en precios, facturas, impuestos y partidas contables. Algunos flujos restringen deliberadamente determinados productos a una moneda admitida; no supongas que puede cambiarse después de emitir la factura. Los tipos impositivos pueden calcularse a partir de la jurisdicción de facturación, mientras que los precios mostrados pueden convertirse o almacenarse de otra manera. Si un total, impuesto o informe no coincide, compara el elemento de origen, la base fiscal, la moneda, el periodo de facturación y la partida contable. Los errores de validación suelen indicar una moneda incompatible o una transición de ciclo de vida no válida.
- Lee el código de moneda en el producto o la factura de origen, sin deducirlo por el símbolo.
- Compara los datos fiscales y los filtros del informe con el país de facturación y la categoría del producto.
- Si los importes contabilizados no coinciden, detén otros cambios y comunica la referencia y la discrepancia por el canal financiero.
Preguntas frecuentes
¿Cambiar el precio de un producto modifica las facturas emitidas?
No. El mantenimiento de precios afecta al catálogo; las facturas existentes conservan sus datos comerciales y su ciclo de vida.
¿Cuándo debo emitir una nota de crédito en vez de anular?
Usa la acción de factura que corresponda al hecho contable aprobado. Revisa el ciclo de vida y sigue la política financiera antes de corregir.
¿Puede cualquier administrador contabilizar asientos o cerrar periodos?
No. Las rutas financieras tienen restricciones de rol y algunas acciones requieren aprobación aparte. El acceso administrativo general no concede esos permisos.
¿Cómo concilio los impuestos?
Filtra por periodo, entidad, jurisdicción, categoría y moneda pertinentes; ejecuta la conciliación y revisa las excepciones resultantes.
¿Puedo cambiar la moneda después de emitir?
No lo des por hecho. Usa el proceso documentado de corrección o abono y reemisión; no edites un importe contabilizado para ocultar una discrepancia.
¿Dónde están las exportaciones contables?
Usa las pantallas Accounting Reports and Exports. Genera el informe y descarga el resultado de la ejecución registrada.